16年资深采购人谈推动企业采购流程数字化实现降本增效的经验「采购管理降本增效措施」

　　“互联网企业的采购物料大都用于公司内部运营,采购的主要服务对象是内部员工,所以要把有需求的部门和员工当做‘客户’来看待。满足‘客户’的需求,就是保障公司业务的快速运转。”这是58集团采购负责人姚瑶对于采购工作的理解。至今,姚瑶已经做了16年的企业采购工作,从最基层的企业采购助理做起,到企业采购专员、部门经理,再到58集团的采购负责人,她几乎尝试了与企业采购相关的所有职位。

　　在这个过程中,姚瑶深刻体会到,采购虽是职能部门,但也需要学习业务线相关知识,服务业务的专业物料采买,与业务一同来做运营数据的跟进分析和运营策略的调整优化。“我们的目标是为业务创造更大价值,那么就不能只做基础的执行工作。”

　　当前,面对复杂的外部环境,众多企业都在尝试通过精益化、数字化管理实现“降本增效”,58集团就是其中之一。姚瑶表示,“当下,企业即便不差钱但也要学会省钱,保持企业发展韧性。因此,58集团一直在积极探索如何有效控制采购成本,尤其是推动企业采购制度流程等隐性成本的优化,进而达到企业综合成本的降低。”

　　如姚瑶所说,企业采购成本是个综合成本,而隐性成本更是企业采购成本中颇为重要的组成部分。亿邦智库(亿邦动力)联合中国物流与采购联合会公共采购分会发布的《2022数字化采购发展报告》指出,企业采购成本不仅包括采购的商品价格等显性成本,还包括采购消耗的时间、人力投入、采购的流程管理、相关运营等隐性成本。在整体的采购综合成本中,显性成本仅占30-40%,隐性成本可高达60-70%。

　　姚瑶举例,58集团每年都会采购工作手机,以往接到部门采购需求申请后,到分发给员工手里使用,大致要经历需求核对、需求提报、等待审批、供应商招标、制定采购清单、业务确认、采购审批、财务审批、发起订单、盯物流、催签收、帮售后等十几个环节。“漫长繁琐的采购流程下来,通常都要一个月乃至更长的时间,非常耗费人力成本、时间成本以及运营成本,这无疑是在加剧企业管理的隐形成本。”

　　作为互联网企业,无论在对数字化的理解上还是在具体的技术层面,58集团都有着领先的理解。在采购的数字化升级方面,58集团兼顾数字化管理的见效时间和初期的投入成本问题,选择通过跨平台技术接入京东VOP,直接把采购、结算系统与京东供应链能力连接起来,将采购的数字化管理建设进行了提速,实现了从选品搜索、在线比价、确认下单、履约验收、结算支付、售后服务等全流程数字化管理,大幅提升了采购工作的效率。

　　姚瑶介绍,数字化采购带来的变化是十分明显的。“原本复杂的流程在数字化系统中得以大大简化, 同时通过数字化系统沉淀下来的大量采购数据,能够辅助集团更好地去做采购策略和分析,进一步提高采购资金的利用率。另外,对比以往的传统采购模式,通过数字化采购管理我们的人效至少提升了30%。”

　　如今,58集团通过数字化采购,不仅原有的降本增效的进程正在稳步推进,同时由于数字化采购所节省的人力与精力,采购人员也可以有更多的时间来深入业务,做好内外链接,与业务一起创造价值。如在集团合同管理方面,采购部门便联合各业务部门、法务、内控,以及信息化中台部门研发合同管理系统,从合同签署、归档到合同撰写标准化等细节问题都做了流程管理和规范化要求,以防范各种风险。而这些变化同数字化采购体系的结合,又进一步提升了工作效率与合规性。

　　企业的全面数字化管理已是大势所趋,但如何将互联网和科技的力量融入业务,实现更精细化和专业化的管理,无疑还有很长的路要走。而58集团对于采购数字化的发展,是在数字化升级方面率先跨出了一步,也是当下企业采购发展的一个缩影。京东企业业务作为京东集团服务企业客户的窗口,面向合作伙伴及多个领域开放自身沉淀多年的技术、供应链和基础设施能力,通过数字化采购为切入点,助力企业客户实现降本增效的同时,向其生产、财务、固资管理等内部环节进行效能扩散, 助力企业实现日常经营、运营的数字化升级。